Tự Động Hoá Quy Trình Hoá Đơn Nhà Cung Cấp
Hoá đơn nhà cung cấp được xử lý và cập nhật trạng thái tự động từ lúc tạo đến khi thanh toán, giúp giảm thời gian xử lý thủ công và hạn chế sai sót, trùng lặp.
Xử lý hoá đơn nhà cung cấp thủ công qua nhiều hệ thống tốn thời gian và dễ sai sót
Mỗi hoá đơn phải được kiểm tra và cập nhật thủ công qua nhiều hệ thống khác nhau, từ xác định người nhận, kiểm tra trùng lặp, đến tạo hoá đơn và theo dõi trạng thái thanh toán. Quy trình này tốn nhiều thời gian và có nguy cơ bỏ sót hoặc tạo trùng hoá đơn.
Tự động xử lý và cập nhật trạng thái hoá đơn xuyên suốt quy trình
Hệ thống tự động xác định người nhận, kiểm tra trùng lặp và sai lệch dữ liệu, tạo hoá đơn, đồng thời theo dõi và cập nhật trạng thái thanh toán liên tục. Khi có lỗi phát sinh ở bất kỳ bước nào, đội ngũ liên quan sẽ được thông báo ngay để xử lý kịp thời.
Tích Hợp
Chi Tiết Kỹ Thuật
Tác Động
Từng Bước
Cách Thức Hoạt Động
Tải hóa đơn
Người dùng tải file hóa đơn lên trực tiếp trong ứng dụng nội bộ — điểm khởi đầu của toàn bộ quy trình.
Kiểm tra thông tin
Power Automate tự động xác định người nhận, kiểm tra trùng lặp và sai lệch dữ liệu trước khi xử lý tiếp.
Tạo hóa đơn trên Xero
Dữ liệu được đẩy sang Zapier để tạo hóa đơn nháp và liên hệ tương ứng trên Xero.
Cập nhật trạng thái hóa đơn
Zapier gọi ngược lại Power Automate mỗi khi trạng thái hóa đơn thay đổi trên Xero (tạo nháp, duyệt nháp, duyệt hoá đơn, đã thanh toán), giữ hệ thống luôn đồng bộ.
Thông báo trạng thái hóa đơn
Power Automate tạo khoản chi trong Actionstep khi hoá đơn được duyệt, và gửi thông báo trạng thái qua các kênh liên quan.
Tại Sao Quan Trọng
Điểm Nổi Bật
Xử lý mỗi hoá đơn nhanh hơn ~93%
Xử lý thủ công một hoá đơn (xác định người nhận, kiểm tra trùng lặp, tạo hoá đơn, theo dõi trạng thái, tạo khoản chi, thông báo) mất khoảng 60 phút; với tự động hoá, thời gian con người giảm còn dưới 4 phút, chủ yếu là tải hoá đơn lên và rà soát khi có cảnh báo lỗi. Đây là ước tính dựa trên định mức xử lý thông thường, chưa phải số liệu đo đạc thực tế.